プレゼンテーションの心得と3つのコツ!【スライド制作編】

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プレゼンテーションの心得と3つのコツ!【スライド制作編】

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プレゼンテーションの心得と3つのコツ!【スライド制作編】

「伝わる良いプレゼンテーション」とはどのようなものか? 素晴らしいプレゼンターが居れば、ある程度上手く行くのかもしれません。一見、プレゼンテーションとは異なるイメージを持ちますが「漫才・コント」などはその最たる例です。限られた時間の中で、練られた構成や最終的なオチまでのボケとツッコミのバランス。漫才・コントをプレゼンテーションと捉えて観ると非常にユニークです。しかし、どんな慣れたプレゼンターも、漫才師のようには行きません。一般的にプレゼンテーションを構成するコツは「プレゼンター50%」「(パワーポイント)スライド制作50%」で考える事です。プレゼンテーションの目的は「伝えて動かす」ということですから、プレゼンテーションの補足説明として効果的に活用したいのが「スライド制作」です。 ここでは「スライド制作」の役割から、上手に制作する為に基本的な3つのコツをまとめてみました。

目次

コツ1|自社プレゼンテーションの「理解分岐点」を知る

コツ2|パワーポイント資料の制作課題を把握する

コツ3|簡単に良く魅せるパワーポイント技術だけ覚える

そのプレゼンテーションはプレゼンターを観に来ているのか?

プレゼンテーションのスライドを制作する際に、まず知りたいのが「そのプレゼンテーションはプレゼンターを観に来ているの?」です。 講演はプレゼンテーションに分類されるのかは、意見の分かれるところですが、著名人が講演に来た際、聴衆はその著名人を観に来ている事が多くなります。①著名人を見たい ②面白い裏話を聞かせて欲しい 多くの場合、①だけで聴衆の目的が足りてしまうのです。 しかし、企業のプレゼンテーションの場合、どんな大会社の管理職・要職とは言え、その名前で人を呼べる方は非常に少ないと思います。強いて言えば「世界シェアNo1.あの○○企業の戦略部長が明かす~の秘訣」のような企業名で人を呼ぶのが一般的です。 プレゼンテーションの本質は「誰が語るのかではなく、何を話すのか」だということですね。 このような事から、プレゼンテーションの会場でプレゼンターのことを良く知って、観に来ているのではないという認識が大切で、聴衆はプレゼンターではなくスライドを見ながら、その解説音声としてプレゼンターの声を聴いているのです。 これで尚一層プレゼンテーションスライドが重要だとお分かりになったと思います。 プレゼンターがメインで無くスライドがメインであったとしたら、一定スキルのプレゼンターなら誰でも分かりやすくプレゼンテーションを行い、「伝える、動かす」という目的が達成できることとなるでしょう。

それでは基本的な3つのコツのご紹介です。

コツ1|自社プレゼンテーションの「理解分岐点」を知る

理解分岐点とは、私たちプレゼンテイメントが企業のプレゼンテーション課題をより分かりやすく明示したいという想いを込めた独自理論です。どんなに良い製品やサービスのプレゼンテーションでも、伝え方を間違えればその良さが伝わりません。理解分岐点をクリアすることで初めて、伝わるパワーポイントスライド資料となるのです。

◎理解分岐点を左右する主な判定要素

・プレゼンテーションのシナリオは、聴衆の心理状態を考えたものか?

・スライドのデザインクオリティは、内容を効果的に魅せるものか?

・聴衆の知識レベルの把握をした上で、文字を選定して記載しているか?

・プレゼン時間のコントロールをした上で枚数を設定しているか?

・会場の大きさ(聴衆との距離)を図った情報デザインになっているか?

・スクリーン(モニター)の大きさ/高さを考えた情報デザインになっているかetc

 

一見、スライド制作とは関係なさそうなものも、実は全て密接に関係があります。

自社のパワーポイント資料を見て、まずは課題を明確にすることが成功への近道になります。

よい資料デザインとは単なる見た目で無く、理解分岐点をクリアしたデザインが優れた伝達力を持つことを理解しましょう。

コツ2|パワーポイント資料の制作課題を把握する

このような観点で自社のパワーポイント資料を見て、課題を抽出できそうでしょうか。

理解分岐点の意図をより分かりやすく判断していただけるように、私たちがプレゼンテーション制作のプロフェッショナルとして、星の数ほどパワーポイント資料を見てきた事例の中で、よくある4つのパターンを簡単に記載してみます。

 

①プレゼンテーションの尺(時間)とスライド枚数がミスマッチ
②キーワードで無く、文章になっている
③色を使いすぎている
④レイアウトがバラバラ
⑤フォント(書体)がバラバラ

多くの場合、この①~④が全て混在しており、どこかはクリアされているというパターンも少ないのが一般的です。

非常に基本的なものですので、ひとつずつ簡単にチェックしてみましょう。

①プレゼンテーションの尺(時間)とスライド枚数がミスマッチ

仮にプレゼンテーションが10分とするならば、単純に内容スライドは10枚と概算するのがコツです。
優秀なプレゼンターですと1枚につき約2分話すことができますが、一般のプレゼンターが1分で話せる量と、聴衆の頭に入る量を考えた場合、多くの場合は1分1スライドが適正な枚数です。 それに表紙や扉を付け加えたスライド数が最終的な適正枚数になります。

②キーワードで無く、文章になっている

スライドやモニターに映写する文字が文章になっているものがあります。書籍や資料など、読み込む目的の手元資料ならいざ知らず、映写するプレゼンテーション資料では文章を使わないのがコツです(です、ます等)。 「速読」という言葉がある通り、人間は話すスピードよりも、読むスピードの方が速いものです。プレゼンターがその文章を読んでいる間に、聴衆はその先を読み終えていることが多く、プレゼンターの思うようなコントロールが聴衆にできにくいことと、文章にすればそれだけ文字が小さくなり、後ろの席の方は読みにくいことから、そのプレゼンテーションへの興味を失ってしまうことにも繋がります。

よく「1ページに1メッセージで」と言われますが、コツは「読むと見るの中間の文字数」を使用します。皆さんが毎日見ているニュース系ポータルサイトや、TVニュースに出てくるニューススタンドの文字数は約14~17文字で構成されています。 キーワードであれば「「1ページに1メッセージを約14~17文字で」が正解になります。

③色を使いすぎている

目立たせたいという思いから、思うような色をふんだんに使用している資料をよく見かけます。
人が資料の情報を判断するのに効果的なのは最大4色までと言われます。新聞や文庫がモノクロであることから、最低1色あれば事は足ります。 コツは、最大が4色と言え、その色数を、背景色(スライドのベース色)、メインカラー(約70%)、アソートカラー(約25%)、アクセントカラー(約5%)の割合で使用します。アソートカラーとは、メインカラーと相性の良い色で対比となる色を、対比情報や周辺情報に使用します。アクセントカラーとは決め言葉のような、どうしても目立たせたい文字や図形に使用し、注意や記憶を後押しする色です。

④レイアウトがバラバラ

紙面をフルに使用し、入れる文字や写真などの図形によって、ほとんどのページにレイアウトが変わっている資料があります。聴衆は同じレイアウトだと同じ分類の話だと頭で認識しますので、レイアウトはそのように計算して使用します。
もっとも、専門的にはいろいろなレイアウトがありますが、コツは最低限1/2レイアウト(左右または上下を2分割したもの)を覚えて盛り込んでいくだけで統一性が出てきます。

⑤フォント(書体)がバラバラ

文字情報はとても大きな役割を果たします。また聴衆はその文字でどんな情報をメッセージしているのかを、心理的に判断します。フォント(書体)は数を少なくし、最大でも和文2種、英文2種(タイトルなどの書体、細かな説明などの書体)で構成することがコツです。

コツ3|簡単に良く魅せるパワーポイント技術だけ覚える

さて、一般的な事例を挙げましたが、皆さんの資料はどうなっているでしょうか。 是非課題を見つけ、修正を行えばこれだけでも見違える資料に変化します。 しかし、「もっと良くしたい!もっとコツはないか?」という意欲をお持ちの方は、パワーポイントの機能を深く勉強していくという領域に突入していきます。
パワーポイントはとても奥が深いので、ここではその全容を記載することはできませんが、私が誰もでも効果的にできる方法はないかと考えた時に2つの方法がありましたので、是非トライしてみてください。

①図形の効果を使ってみる

パワーポイント資料の図形をちょっと凝ったものにしたい。こういう時にワンクリックで出来るのがこの機能です。
まずはその図形を選択し、「ホーム」タブから「図形の効果」⇒「標準スタイル」を選択すると様々な効果がかかります。
その資料ではどのような効果が良いのか?を考え、使用してください。コツは、あくまで1資料にひとつの効果くらいが目安だと思います。

②リンク機能を使ってみる

魅力的なプレゼンテーション技術で、ボタンを押すと違う場所へ飛んでいき、説明が続くという視覚的技術を使用したものがありますが、それを実現するのがこの機能です。コツは、文字や図形を選択し、「右クリック」⇒「ハイパーリンク」⇒「このドキュメント内」から、飛ばしたいページを選択するだけで、その部分を押すと該当ページに飛ぶことができます。この機能を使う事で、また所定のページに戻れたり、あるいは「Webサイトを立ち上げる」「他の資料を呼び出す」等、プレゼンテーションの進め方によって、その使用範囲は多岐に渡ります。

これまで、プレゼンテーションにおける「スライド資料の役目」「よくある課題」「簡単に出来る機能」などのコツをご紹してきました。とてもすぐには覚えられない程、奥が深いパワーポイントですが、その魅力に取りつかれる方も多いアプリケ―ションです。是非、そのプレゼンテーションに合った技術を組み込んで、素晴らしいプレゼンテーションが出来ることを願っています。