パワーポイントスライド作成のコツは起動直後にあり | プレゼンコラム

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パワーポイントスライド作成のコツは起動直後にあり

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パワーポイントスライド作成のコツは起動直後にあり

「今度の会議までにパワーポイントの資料を準備しなければいけない」 「スライドを作って発表することになった」… ビジネスの場でパワーポイントを使う動機はさまざま。 作ったスライドが発表を聞いた相手に伝わるのか、お客さまの心をつかむのか、 実はパワーポイントを開いたときにコツがあることをご存じでしょうか。 さて、いざ資料を作ろうとPCを開いたあなた。 パワーポイントを起動して、まず何から始めますか? タイトル用のプレースホルダにタイトルを入れる?デザインのテーマを選ぶ? とりあえず新しいスライドを追加してみる? どれも×です! 実は後からでは引き返せない、パワーポイントの最初に確認するべき3つのコツがあるのです。

コツその1.バージョンを確認する

みなさんのPCのパワーポイントのバージョンはOffice 2016かOffice 2013でしょうか、それともOffice 2010?

(Office 2007の方は、マイクロソフトの延長サポートが2017年10月に終了していますので、即バージョンアップすることをおすすめします)

バージョンによって、開くと出てくるデフォルトのスライドの画角が違います。

 

Office PowerPoint 2010以前 → 4:3   ※アナログテレビの標準画面のサイズ比率

Office PowerPoint 2013以降 → 16:9 ※デジタル放送以降、ハイビジョン画面の比率

 

パワーポイントのデータを共有する際に問題となるのがバージョン間の互換性です。

使用するPCのパワーポイントのバージョンを合わせる、これ鉄則です。

作ったPCと発表に使うPC が別だった場合、インストールされているパワーポイントのバージョンが違うと

 

「スライドに設定したアニメーションが流れない!」「音が出ない!」

 

といった事故が起きる可能性があります。

 

アニメーションに関しては2013から新しいものが追加されているので、2010や2007だと既存の他のアニメーションに置き換わってしまいます。

動画ファイルに関しては、2010まではWMV形式のみでしたが、2013からMP4形式も対応するようになりました。つまり・・・MP4の動画は2010では再生できません。

テキストの改行が変わることもしばしばあるようです。

パワーポイントの発表を見ていて、「へんなところで改行しているなー」と思ったことはありませんか。
それはもしかすると、バージョンを合わせなかったために起きているのかもしれません。

まずは使っているパワーポイントのバージョンをしっかり確認するのが、スライド作成の成功のコツです。

コツその2.画角を設定する

パワーポイントで作成した資料はどのように使いますか?

その用途や投影環境によって、デザインタブ>ページの設定>スライドのサイズ指定 から画角を設定します。

 

モニターやスクリーンに映すことを想定しているのなら、投影機材を確認して4:3か16:9(16:10)になるでしょうし、出力して配布する目的ならA4やB4など用紙サイズに合わせます。

 

ちなみに。

たとえばA4で設定して印刷した場合「余白が多い」と感じたことはありませんか?

これはちょっとした裏ワザで、用紙にぴったりの大きさで出力することができます。

デザインタブ>ページの設定>スライドのサイズ指定 を「ユーザー設定」にします。

数値をそれぞれ、幅29.7㎝ 高さ21.0㎝に変更します。これはA4の実寸サイズ。

この設定で、プリントした際の余白を狭めることができます。

 

「プロジェクターで投影?A4で配布?今の段階でどう使うかわからないから適当に決めとこ~」と思ったあなた、後から画角をポチッと直せると思っていませんか?

それは大きな間違いです!

 

貼りつけた図や図形、グラフの縦横の比率が変わってしまいますし、テキストの改行具合も変わってしまうこともあります。せっかく何十枚と作ったスライドが、ほとんど作り直しになってしまうのです。

 

スライドメインなのか出力メインなのか、せめてどちらで使用するシーンが多いのかを決めておいてください。

完成直前に作り直し…という悲しい目に遭わないためにも、画角は最初に確認しておくのがコツなのです。

コツその3.グリッド線・ガイドを設定する

用途に沿って画角を決めたら、次は配置の基準になるグリッド線・ガイドを設定します。

表示タブ>表示のグリッド線、ガイドのチェックボックスをクリックします。縦横の中心にガイド、そして格子状のグリッド線が表示されます。

 

この線に合わせて、テキストや図形を配置していきますが、まずマージンつまり余白を設定しましょう。余白が揃っているとスライド全体の統一感が出て、これだけでかなり見栄えよくなること間違いなし!

グリッド線やガイドを設定しておくと、同じ階層のテキストの位置を揃えたり、図やグラフの配置を揃えたりと情報の把握にも役立ちます。

スライドを作成するときにはまず、グリッド線・ガイドを設定することも大事なコツです。

ただし、発表する前、お客さまに提出する前に、グリッド・ガイドのチェックを外して消しておきましょう。

パワーポイントでスライドを作る際の最初の3つのコツ、いかがでしたでしょうか。

これまで、プレゼンや企画書といえば、まずなんとなくパワーポイントを開いていた方が多いのではないでしょうか。

成功するか否かは、パワーポイントを起動したところから始まっているのです。

 

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